Conciliación automática de pagos y facturación CFDI

El equipo de Finanzas revisaba depósitos varias veces al día y copiaba cada movimiento a mano: fecha, referencia, monto y concepto. Después había que encontrar la factura correcta en el ERP, registrar el pago, timbrar el CFDI o el complemento de pago, y escribir el folio de vuelta en la hoja. Para los pagos con tarjeta, además, había que crear la factura desde la suscripción y ajustar descuentos y fechas de vigencia.

Todo con cinco fuentes de pago distintas, conceptos bancarios escritos a mano por cada cliente, clientes con varias sucursales y montos idénticos, y reglas fiscales que no perdonan errores. Sin alertas y sin registro de qué se aplicó, cuándo y por qué.

Un robot que corre dos veces cada día hábil. Lee los pagos pendientes de las cinco fuentes, extrae del concepto bancario el folio o la razón social del cliente, busca la factura en el ERP y le asigna un nivel de confianza.

Cuando está seguro, trabaja solo: crea o ajusta la factura, registra el pago con el diario y la forma de pago correctos, timbra el CFDI o el complemento de pago y le envía al cliente su XML y PDF. Cuando no está seguro, no adivina: escala el caso a Finanzas por el chat del equipo, clasificado entre nueve motivos distintos, para que la persona correcta lo revise.

Todo queda registrado en un tablero donde Finanzas ve pagos detectados, porcentaje de conciliación por fuente, errores y casos comentados, y administra por sí misma la lista de clientes con reglas especiales.

• Solo se aplica en automático cuando coinciden la identidad del cliente y el monto. Si coincide únicamente el monto, siempre va a revisión humana: aplicar un pago a la factura equivocada afecta a otro cliente.
• Un flujo independiente por cada fuente de pago, para que una falla no tumbe a las demás.
• Las facturas de pagos con tarjeta se emiten como pago en una sola exhibición, porque el pago ya existe: así se evitan complementos innecesarios.
• Las excepciones por cliente viven en una tabla que Finanzas edita, no en el código.
• Cada cambio en producción sigue un protocolo: revisar la versión viva, aplicar, verificar que se guardó, probar y avisar a Finanzas.

• Septiembre de 2026: 644 pagos detectados y 395 conciliados sin intervención humana (61%). El resto llega a Finanzas ya clasificado por motivo.
• El porcentaje de conciliación automática subió de 46–47% en agosto a 61% en septiembre, y las corridas con error bajaron de 14% a 2% (1 de 52).
• Unas 33 horas de trabajo manual en el mes, estimadas de forma conservadora a 5 minutos por factura. El robot hizo ese trabajo en 2 horas 10 minutos de ejecución.
• Trazabilidad completa: qué regla se aplicó, a qué factura y por qué se escaló cada caso.

Líder técnico del proyecto: mapeé el proceso con Finanzas, documenté el manual de conciliación, diseñé y construí el robot y el tablero de seguimiento, y lo mantengo en producción desde junio de 2026.