Kapta: de hojas de cálculo a un sistema propio de inscripciones y pagos

Kapta recibe alrededor de 800 inscripciones al año, cada una con varios pagos, en seis sedes. Todo vivía en hojas de cálculo armadas hace seis años: sin respaldo, sin forma de saber quién modificó un registro, con reportes y cortes de caja armados a mano, y con un contrato que antes se llenaba solo y dejó de hacerlo sin que nadie lo notara. Además, cada recibo debe salir con el RFC de la cuenta que recibió el pago, porque es el soporte fiscal de la escuela.

La fundadora tenía un requisito claro: no quería que se lo entregaran hecho. Quería construirlo ella.

Empecé con un diagnóstico. El primer hallazgo fue que su prototipo ya se veía completo, pero no guardaba nada: todo lo capturado se perdía. A partir de ahí definí la arquitectura, dejé por escrito el alcance de la primera fase y la lista de lo que queda para después, preparé instrucciones paso a paso a la medida de su proyecto y la acompañé en sesiones mientras ella construía.

• Base de datos antes que pantallas: sin persistencia real, nada de lo demás importa.
• Acceso con la cuenta de correo de cada capturista, pero solo para correos autorizados y validado en la base de datos. Tener una cuenta no es un permiso.
• Un historial de cambios ligado a personas reales, no a un usuario compartido.
• Dos fechas por pago desde el diseño, la de captura y la de la transferencia, porque es lo que hace posible conciliar contra el banco.
• Folios consecutivos resueltos por la base de datos, para que varias capturistas puedan guardar al mismo tiempo sin duplicarlos.
• Recibos emitidos con el RFC de la cuenta receptora.
• Una fecha de corte del sistema anterior, porque mientras convivan los totales no cuadran.

• La fundadora pasó de copiar y pegar en un chat a trabajar en un entorno de desarrollo real, con repositorio, base de datos y publicación: su objetivo era aprender, y lo logró.
• Dio de alta sus cuentas e instaló todo sin asistencia presencial, siguiendo las instrucciones escritas.
• Acceso restringido por correo funcionando.
• El sistema está en fase de pruebas, antes de pasar a las capturistas de tres sedes.

Asesor técnico: diagnóstico, arquitectura, definición del alcance, material de trabajo y acompañamiento. La construcción la hizo la fundadora con herramientas de desarrollo con IA.